Govt Employees Online Service Book: રાજ્ય સરકાર તથા પંચાયત વિભાગ હસ્તકના તમામ અધિકારીઓ અને કર્મચારીઓની સર્વિસબુક (સેવાપોથી) અંગે નાણાં વિભાગ દ્વારા મહત્વનો નિર્ણય લેવામાં આવ્યો છે. અત્યાર સુધી ફિઝિકલ હાર્ડકોપી તરીકે જાળવવામાં આવતી સર્વિસબુક હવે કેલેન્ડર વર્ષ 2027 થી સંપૂર્ણપણે ઓનલાઈન કરી દેવામાં આવશે. આ નવી વ્યવસ્થા હેઠળ તમામ કર્મચારીઓની સર્વિસબુક 'કર્મયોગી પોર્ટલ' પર જળવાશે.
જૂની ફિઝિકલ સર્વિસબુકનું સ્કેનિંગ અને અપલોડિંગ
ગુજરાત સરકારના નાણાં વિભાગે તમામ વિભાગોના વડા અધિકારીઓને સ્પષ્ટ સૂચના આપી છે કે, 1 જાન્યુઆરી 2027 થી અધિકારીઓ અને કર્મચારીઓની સેવાકીય બાબતોની તમામ નોંધ ફરજિયાતપણે કર્મયોગી પોર્ટલ પર જ કરવાની રહેશે.
આગામી 1 જાન્યુઆરી 2027 પહેલાંની તમામ ફિઝિકલ સર્વિસબુકનું સ્કેનિંગ કરીને તેને PDF સ્વરૂપે કર્મયોગી પોર્ટલ પર અપલોડ કરવાની કામગીરી HRMS પ્રભાગ દ્વારા કરવામાં આવશે. સ્કેનીંગ પ્રક્રિયા પૂર્ણ થયા બાદ ફિઝિકલ કોપી વિભાગના વડા અધિકારી પોતાની સેફ કસ્ટડીમાં જાળવી રાખશે. દરેક કર્મચારીએ પણ પોતાના સ્કેન થયેલા PDF દસ્તાવેજોની જાતે ચકાસણી કરીને ખાતરી કરી લેવાની રહેશે.
બદલી બાદ પણ મૂળ કચેરીએ જ રહેશે ફિઝિકલ રેકોર્ડ
નવી નીતિ મુજબ ફિઝિકલ સર્વિસબુક કર્મચારીની છેલ્લી મૂળ કચેરી ખાતે જ જાળવવામાં આવશે. કર્મચારીની અન્ય જગ્યાએ બદલી થાય તે પછી પણ તેમની ફિઝિકલ સર્વિસબુકનું ટ્રાન્સફર કરવામાં આવશે નહીં.
જે કર્મચારીના કાર્યક્ષેત્રમાં સર્વિસબુક જાળવણીની જવાબદારી છે, તેમણે જ આ તમામ દસ્તાવેજો સેફ કસ્ટડીમાં રાખવાના રહેશે. જો ભવિષ્યમાં સ્કેન થયેલી કર્મચારીની ઓનલાઈન સર્વિસ બુકના કોઈપણ મુદ્દા કે નોંધ બાબતે પ્રશ્નો કે વિવાદ ઊભો થશે, તો કસ્ટોડિયન કચેરી દ્વારા મૂળ ફિઝિકલ સર્વિસબુક ચકાસણી માટે ઉપલબ્ધ કરાવવામાં આવશે.